先日のプライベートな集まりでのこと。
20代の若者がとあるテーマでスピーチをすることになり、その原稿作成および発表練習のサポートをすることになりました。
原稿作成については、ご本人が大まかにプロットして共有してくれたので、とてもやりやすかったです。
ただ今のワカモノらしく、原稿はスマホで作成しLINEに長文で送ってくれました。
いつもでしたら、Wordの共同編集でやることが多いのですが、今回は相互の環境を鑑みてGoogleドキュメントで進めることにしました。
今回のようにプライベートで、書類や画像（映像）をやりとりすることは多々あります。
プライベートなので、相手のネット環境も使用デバイスもかなりの開きがあります。
こういうときには、Googleアプリはとてもありがたいですね。
ドキュメント（文書作成）、スプレッドシート（表計算）、スライド（プレゼン資料）と仕事を進める上で必要なものは揃っている上にマイクロソフトのWord、Excel、PowerPointとも互換性があるので使い勝手はいうことないですね。
今回はGoogleドキュメントの「共同編集機能」を使いました。
共同編集のメリットは以下の3つがあります。
1. 複数人での共有が可能。リアルタイムで変更内容が反映されるので、作業や情報共有がスピーディーにできます。
2. Webブラウザから利用でき、アプリのインストールやライセンス契約は不要です。当然無料。
3. 共同編集中にコメント機能や提案モードを活用できるので、お互いの意思疎通がしやすくなり、より良いものが生み出せます。
勿論変更履歴も残せます。
まさにリモートワーク向けの文書作成ツールですよね。
今回改めて便利だと思いました。
それと並行してとある会社の中堅社員研修でも興味深い話がありました。
会議の合理的な進め方という単元での話。
リモート会議も多くなり、会議資料の事前準備スケジュールもタイトになったが、議事録作成配信にはリモート前からずっと苦戦しているという意見がありました。
議事録は会議終了後速やかに配信しないといけませんし、時間が経過すれば記憶も薄れてくるので早期着手はMUST。
とはいえ、会議の内容によってはわかりやすくまとめるのが難しかったり、別の仕事が立て込んだりと、どうしても議事録作成配信が遅れるようです。
そんなときに便利なものがこの共同編集。
一部の受講者から「議事録のコアな部分だけ作成配信して、参加メンバーが加筆修正のフォローをしてくれることで、スピーディーかつ精度の高い議事録作成配信を実現している」という意見がありました。
弊社もそのようにしています。
チーム内での役割分担やコアな部分の認識共有をしておく必要はありますが、ツールの特性を活用した合理的な仕事の進め方とは、こういったことをいうのだと思いました。
コロナ禍の影響でDX化の動きは一気に広まりました。
以前から何回も申し上げておりますが、IT化やデジタルツールの導入はあくまでも入口です。
ただこの入口をしっかりしないと、全社的なDX展開は難しいような気がします。
身近にあるツールをしっかりと使いこなす。
各人が身近にあるツールを使いこなせているかどうか、再確認する必要があると感じた今日この頃です。
