日常業務では社内スタッフやビジネスパートナーとは、Slack等のチャットツールでやりとりしていますが、お客様とは基本メールです。
仕事の特性上、クイックレスポンスができないことはご理解いただいていますが、なるべく24時間以内にはお返事をするようにしています。
ただマニュアルや教材等の制作業務は、納期が迫ってくると確認作業のスピーディーなやりとりが求められることもありますので、メールのことを気にしながら仕事をしています。
そのような日常業務の中、お恥ずかしながら先日初歩的なミスをやってしまいました。
現在業務マニュアル改訂を依頼してくださっているお客様と、入稿に向けてのやりとりをしていたときの事です。
指定された入校日にデータを圧縮し、お客様からいただいたメールに返信する形式で送信。
しばらく別の仕事をしていたら「配信エラー」のメッセージが出ました。
メール送信時に「配信エラー」のメッセージがでることは時々あると思いますが、たいていはメールアドレスの間違いやサーバーエラーが原因です。
今回は返信メールで送っているのでその可能性はないはずです。
また弊社はGmail経由でメール受信をしているので、メール受信に若干のタイムラグがあります。
エラーメッセージも少し遅れてきたので、再送した上でしばらく時間をおいて、エラーメッセージが出ないことを確認し、他の業務に移りました。
その後、お客様から2日ほどお返事がなかったのですが、編集作業に向けてバタバタしているのだろうと思い、私も研修準備でかなり忙しかったので、特に気にも留めず目の前の仕事を粛々と処理していました。
すると3日後にお客様からメールがきました。「お忙しいところ申し訳ないが入稿してほしい」という催促の内容。
再送してエラーメッセージは出なかったのになぁと思いながら、ここ数日の状況をメールのキャプチャ画面も添付して謝罪した上でデータを送信。
不安もありましたので、大容量ファイルサービスを利用してお送りしました。
お客様からは「益田さんは“お忙しいかしら”と思い、当方からの連絡も遅くなりましたのも要因ですね。申し訳ございません。」とお詫びの言葉をいただいたのですがバツが悪かったです。
仕事自体には大きな影響はありませんでしたが、日ごろから「報告・連絡・相談」の重要性を講義で強調している身からすると、恥ずかしい思いでした。（ちなみに送信したファイルは先方の迷惑メールでも確認できず調査中です）
皮肉なことにその業務マニュアルというのは、新入社員指導員向けのマニュアルでして、執筆した内容には、「報告・連絡・相談」のポイントが記載されています（苦笑）
その中に連絡のポイントとして「重要な情報は相手に確実に伝わったかどうか確認する」というものがあります。
今回は確認の電話をいれておくべきだったかなと反省しました。
重要な情報を連絡する度に確認の電話をしていたらきりがありませんが、今回は状況から鑑みて、再送してもメール不着の可能性があることは十分推測することができました。
デジタルツールに任せきりにせず、仕事の基本に沿って着実に物事を進めることの重要性を再認識することができました。
