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益田 和久

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第2回 オンライン化で「創出した時間」の活かし方

2021/03/18

<オンライン化で創出した時間をどう使うのか>

この1年で、リモートワークが浸透したこともあり、企業研修の際、受講者の方に「以前と何が違うのか」という質問をします。


そうすると「会議や打ち合わせの時間が増えたような気がする」という声をよく聞きます。
確かに、会議室の予約も、会議室への移動も必要もないわけですから、以前と比較するとミーティングが開催(参加)しやすくなったことは確かです。

移動時間を気にせずアポのスケジューリングができますし、時間を気にせず、じっくりと打ち合わせができるのが、オンラインの良さでもあります。

ただ、これまで「会議時間が1時間しか確保できないので、それで終わるように事前に資料内容の共有をしておこう」とか「次の打ち合わせ場所に移動するまでに、打ち合わせのシミュレーションをしておこう」という、限られた時間を有効活用するための「段取り」が疎かになっていないでしょうか。

せっかくオンライン化で時間が創出できた時間を、これまでの以上に綿密な「段取り」に時間を充ててみてはいかがでしょうか。
打ち合わせ資料のブラッシュアップ、プレゼンのリハーサル、参加者への根回しなど、腰を据えてやれることは、いくらでも思いつくはずです。

<オンラインミーティングの準備・参加は余裕をもって>

オンラインミーティングの場合、“会議室までの移動”がないこともあり、ジャストオンタイム(開始時間ちょうど)で参加される方が多いのが目立ちます。


開始時間に間に合えば問題はないかもしれませんが、ちょっとした手違いで、開始時間に間に合わないケースも散見されます。
例えば、ミーティングのURLが記載してあるメールが見つけられない、ミーティングアプリがなかなか立ち上がらないといった理由で、遅れての参加になってしまったという話は研修でもよく聞きます。

参加する(招待される)側なら、まだ言い訳ができるかもしれませんが、これが開催する(招待する)側の場合は、あってはならない話です。
所定の会議室に時間通りに行ったのに、誰もいなかったというのと同じ状態です。これまでの対面式のミーティングを主催する立場であれば、遅くとも10分くらい前にはセッティングを完了し、参加者をお待ちしているはずです。

オンラインミーティング黎明期なので、不慣れな点を言い訳にできるかもしれませんが、それも時間の問題です。
招待する、される、いずれの側になっても、リアル会議と同じように「10分前準備・5分前参加」を心がけるようにしましょう。