＜オンライン化で創出した時間をどう使うのか＞
この1年で、リモートワークが浸透したこともあり、企業研修の際、受講者の方に「以前と何が違うのか」という質問をします。
そうすると「会議や打ち合わせの時間が増えたような気がする」という声をよく聞きます。
確かに、会議室の予約も、会議室への移動も必要もないわけですから、以前と比較するとミーティングが開催（参加）しやすくなったことは確かです。
移動時間を気にせずアポのスケジューリングができますし、時間を気にせず、じっくりと打ち合わせができるのが、オンラインの良さでもあります。
ただ、これまで「会議時間が1時間しか確保できないので、それで終わるように事前に資料内容の共有をしておこう」とか「次の打ち合わせ場所に移動するまでに、打ち合わせのシミュレーションをしておこう」という、限られた時間を有効活用するための「段取り」が疎かになっていないでしょうか。
せっかくオンライン化で時間が創出できた時間を、これまでの以上に綿密な「段取り」に時間を充ててみてはいかがでしょうか。
打ち合わせ資料のブラッシュアップ、プレゼンのリハーサル、参加者への根回しなど、腰を据えてやれることは、いくらでも思いつくはずです。
＜オンラインミーティングの準備・参加は余裕をもって＞
オンラインミーティングの場合、“会議室までの移動”がないこともあり、ジャストオンタイム（開始時間ちょうど）で参加される方が多いのが目立ちます。
開始時間に間に合えば問題はないかもしれませんが、ちょっとした手違いで、開始時間に間に合わないケースも散見されます。
例えば、ミーティングのURLが記載してあるメールが見つけられない、ミーティングアプリがなかなか立ち上がらないといった理由で、遅れての参加になってしまったという話は研修でもよく聞きます。
参加する（招待される）側なら、まだ言い訳ができるかもしれませんが、これが開催する（招待する）側の場合は、あってはならない話です。
所定の会議室に時間通りに行ったのに、誰もいなかったというのと同じ状態です。これまでの対面式のミーティングを主催する立場であれば、遅くとも10分くらい前にはセッティングを完了し、参加者をお待ちしているはずです。
オンラインミーティング黎明期なので、不慣れな点を言い訳にできるかもしれませんが、それも時間の問題です。
招待する、される、いずれの側になっても、リアル会議と同じように「10分前準備・5分前参加」を心がけるようにしましょう。
