先日、母校の同窓会総会がオンラインで開催され、その運営サポートをお手伝いさせていただきました。
当該同窓会組織は首都圏在住の方を中心に形成されており、登録で6000名超が在籍しています。
毎年開催される総会・懇親会には、600名近くの老若男女が参加する大規模な組織です。
昨年は残念ながら中止でしたので、今年は飲食なしや広めの会場とでの開催を検討していましたが、昨今の情勢よりリアル開催は難しいと判断。
急遽オンライン開催となりました。
仕事での大規模セミナーは経験しておりますが、同窓会のようなプライベートな交流イベントは、50人くらいしかやったことがありませんでした。
それもZoomのブレイクアウトルームを、一定時間ごとにシャッフルする程度のものでした。
参加対象者も、上は80代半ばの方から下は大学生の方とまでと年齢幅もかなりあります。
必然的にZoomを使用したことがない方もいれば、通信環境もそれぞれ違います。
どのくらい参加されるかも直前までわかりません。
卒業年ごとにブレイクアウトルームを設定するのですが、年次によってはお一人だけ参加という場合もあります。
人との交流は特になくても、雰囲気だけ見てみたいという方もいらっしゃいます。
リストアップすれば数え切れないくらいの懸案事項がありましたが、最初に運営メンバーと確認したのは「同窓会」でありビジネスではないこと。
同窓生との交流を楽しむために参加をされている。
参加するのも運営するのも同じ母校出身。
大きな失礼さえない限り“失敗”はない。
決して背伸びをせずに、初めての取り組みであるので、優しく見守ってもらいたいことも伝える。
運営人数も限られているので、参加される同窓生のみなさまの協力をあおぐ。
出来る限り事前案内を丁寧に行い、少しでもストレスのないように参加していただく。
基本方針をしっかり定めた上で、みんなでアイデアを出しながら、準備を進めていきました。
プロジェクトは、基本方針の共有が大事であることを再認識しました。
オンラインイベントではありますが、プログラムの内容の関係から、当日の配信は運営側と一部出演者は同一会場に集合することになります。
このリハーサル時間を確保するのが難しかったです。
全員普通に仕事していますし、外部会場なので経費的にも何度も借りることもできない。
オンラインリハーサルは事前に何度もやりましたし、当日の午前中もリハーサルをやりましたが、音声映像の切り替えタイミングをはじめとして、いくつかの懸案事項を残したまま本番に投入しました。
当日は200名を超える幅広い世代の方々が参加、続々と入室してきました。
懸案事項であったところはスムーズにクリアしたものの、想定外のトラブルも発生し現場は緊迫状態。
それでも司会者が慌てず「現在準備中でございます。お待たせして申し訳ございません」とお詫びをすると、チャットには「慌てなくていいよ、同窓会なんだから」と激励のコメントもちらほら。
参加者の中には、オンライン配信に詳しい方もいて、途中厳しいコメントもありましたが、それは決して叱責ではなく具体的なアドバイスであり、現場的にはととてもありがたいのです。
おかげさまで現場スタッフ一同で、みんなで知恵と力を出し合い、最後まで乗り切ることもできました。
終了後にたくさんのコメントがありましたが、全てが初の取り組みに対する激励と、あえて完璧でないところに同窓会らしさを感じたというもの。
ブレイクアウトルームに参加しない方用に、同窓生のみなさんからもビデオレターを寄せていただき、温かみのあるものばかりで、こちらも大きな感動がありました。
今回の仕事を通して気づいたことは、イベントは、運営スタッフの一体感は勿論のこと、参加者の方々との一体感も大事だと思いました。
オンラインでそれぞれが離れて参加する場合でも、現在のオンラインツールの機能をフル活用すれば、一体感というのは創っていけることも確信が持てました。
更に、オンラインの可能性を追求していきたいと改めて目標設定をしてくれた、母校同窓会に感謝することと、次はもっとうまくやれると確信することができました。
