以前の投稿で、書類の整理について書きました。
昨今はペーパーレスが基本ですが、運用には一定のルールが必要であり、場合によっては「紙」そのものがいいこともあるという内容でした（第24回 ペーパーレスの運用）それと関連しますが、今回は書類の保存、特にスクラップ（新聞、雑誌記事の切り抜き）について考えてみたいと思います。
仕事の資料作成や自己啓発用に、スクラップをされる方は多いのではないでしょうか。
私も以前は、大学ノートやスクラップブックで保管をしておりました。
出張が多かったときには、切り抜いた記事を持ち帰ってから貼り付け作業をするので、面倒だなぁと感じることもよくありました。
最近では新聞や雑誌も電子版が多くなりましたので、Evernoteのようなノートアプリに必要な部分だけ切り取って保存できるので随分と楽になったと感じます。
音声や動画についても、URLでのスクラップができますので、昔を考えると「手作業」的なことは随分と楽になったと思います。
反面、楽になった分だけ困ったこともあります。
何でも簡単にスクラップできてしまうので、その管理や活用に手間がかかるときもあります。
検索については、わかりやすい件名をつけたりハッシュタグを複数用意することでスムーズにはなりますが、最近改めて思うのは、ひたすら保存だけして活用ができていないということです。
原因としては情報量が多すぎることが大きいと思います。
情報過多の時代ですから、情報に埋もれないように受信におけるフィルタリング（情報処理の方向性）がカギになってきます。
私及び弊社メンバーでは一定のルールを設けるようにしています。
目に触れた情報（気になる情報）について、
①資料作成に必要なもの
②参考資料として保存しておくもの
③２〜3日くらいしか使わないもの
④読み飛ばしていいもの（要らないもの）
の4つに分類するようにしています。
やってみてわかるのは、③④に該当するものがかなり多いことです。
これだけでも随分とスッキリします。
①については「やることリスト」に仕事として登録してしまいます。
②については、先述したように件名やハッシュタグをわかりやすくすることです。
③④については、仮に後で必要になったときでも、インターネット上のものは検索すれば出てきますし、周囲の方に尋ねれば何かしらの情報が得られると思いますので、思い切って捨ててしまうことが大事ですね。
自分にとって必要な情報をどれだけ厳選できるか、仕事の生産性を考えたときに、この情報の取捨選択は重要なスキルであることは間違いありません。
スクラップは情報収集が目的ではなく、いかに活用し、自分のものにしていくかが重要です。
そういった側面から考えたとき、情報の収集→情報の取捨選択→情報の活用→情報の体系化→情報の更新といった流れで、自身のスキルアップを図っていけるが理想的です。
いずれにしても、情報に埋もれないように、マイルールを作っていくことが大事だと思いますので、情報収集を合理的に進めたいとお考えの方は、ワンストップして考えてみるのはいかがでしょうか。
