先日から某有名企業さまのプロジェクトで、複数の新入社員の方とお仕事をしております。
まだ入社して1ヶ月にも満たないのに、みなさん総じて人柄もよく、コミュニケーション力、特に「話す・聞く」のスキルが想定以上に高い印象を受けました。
やはり知名度の高い会社には、いい人が集まってくるんですね。
プロジェクトにおける日常的にやり取りは「ビジネスメール」になります。
電話や対面とは異なり、文章だけで用件や気持ちを伝える必要があるため、書き方次第で受け取る側の印象が大きく変わりますよね。
優れた新人の方々と1週間くらい接した過程で、わかりやすいビジネスメールの基本的なポイントと以下にまとめてみました。
職場でよくある発生する事例を交えてご紹介したいと思います。
① 件名は端的に、意図が伝わるように
メールの件名は、受信者がメールを開くかどうかを判断する最初のポイントです。
たとえば、件名が「ご確認のお願い」だけでは内容が曖昧ですが、「〇月△日 会議資料のご確認のお願い」とすれば、一目で用件がわかります。
「誰に・何を・いつまでに」が明確な件名が望まれます。件名で相手の時間を奪わないことが信頼につながります。
② 丁寧な言葉遣いで、信頼を築く
ビジネスメールでは敬語や丁寧語が基本です。
「了解しました」よりも「承知いたしました」、「すみません」よりも「恐れ入りますが」「恐縮ですが」といった表現の方が印象がよくなります。
また社外のお客様に対して「よろしくお願いします！」と感嘆符をつけて送ってしまい、上司から「社外向けの文面としては軽すぎる」と指摘された例もあります。
関係性が薄いときにはあまり使わないほうがいいでしょう。
言葉遣いはその人の印象を大きく左右します。
③ 構成や表記を工夫し、わかりやすく
長文メールで情報が詰まっていると、読む側は要点がつかみにくくなります。
「結論→理由→詳細」という順序で書く、箇条書きを使う、適度に改行するなど、読み手に配慮したレイアウトを意識しましょう。
例えば、「明日の会議ですが、開始時間が変更となりました。以下、ご確認ください。」と最初に結論を述べ、そのあとに理由や詳細を記載すると読みやすくなります。
④ 気持ちのこもった一文で、印象アップ
業務連絡であっても、「いつもお世話になっております」「ご多忙のところ恐れ入ります」などの配慮ある一文があると、相手の受け取り方が柔らかくなります。
たとえば、資料を送る際に「ご査収ください」だけでなく、「不明な点があればご遠慮なくお知らせください」と添えることで、丁寧で親しみやすい印象を与えられます。
⑤ 誤字脱字や敬語のミスを防ぐ
どれだけ内容が良くても、誤字脱字や言葉の誤用があると「雑な印象」や「慣れていない印象」を与えてしまいます。
「ご苦労さまです（※目上には不適切）」や「お世話様です（※ビジネスでは避けた方が無難）」など、敬語の使い方には特に注意しましょう。
送信前の見直しは必須です。
まとめ：上達の近道は「書いて学ぶ」こと
ビジネスメールの書き方には正解がありますが、習得するには時間がかかります。
大切なのは、多くのメールを書くこと、そして上司や先輩からフィードバックをもらうことです。
最初は時間がかかってもかまいません。
丁寧に、相手の立場を考えながら一通一通を大切に書いていくうちに、自然と伝わる文章が書けるようになります。
「書く力」は、これからのビジネスパーソンにとっては重要なスキルのひとつです。
ぜひ日々の業務の中で、少しずつスキルアップしていきましょう。
