お客様やビジネスパートナーと情報共有するときに、いろんなツールを使っていますが、お客様の場合はE-mailがほとんどです（プロジェクトの場合はSlackやTeamsを使うことはあります）。
講師という仕事柄、メール返信をする時間も限られていますが、なるべく24時間以内に返信するようにしています。
スマホもありますからね。
まずはメールを受信したという確認の返事だけでもしておくと、お客様も安心されるでしょうし、その次のアクションまでも余裕ができますね。
その日々多用しているE-mailですが、予期せぬトラブルが起きることがあります。
代表的なものが迷惑メールフォルダによる見落としです。
つい先日もお客様からの重要な連絡が届かず、ちょっとしたご迷惑をかけてしまいました。
長らくご愛顧いただいているので、まさか迷惑メールフォルダに入るとは思いもしませんでした。
お客様側で新たに設定してメールアドレスでした。
弊社はGoogle経由で受信していますが、どうやらGoogleフィルタにひっかかったみたいでした。
先方から珍しくお電話をいただいたので、それで気づいたからよかったものの、業務遅延や機会損失になってしまうのが、デジタルコミュニケーションの盲点です。
来月から始まる新入社員研修でも、ビジネスメール（SNS）に触れるところはあります。
デジタルコミュニケーションが当たり前の中で育ってきた彼らに、このようなミスをしないために、どんなことに気をつければいいのかを、新入社員の目線で考えてみました。
1.返信期限の設定
メール送信時に返信期限を明記することで、相手に意識を促します。
期限が過ぎた場合には他の手段でのフォローアップを行うきっかけにもなります。
2.代替の連絡先を共有
セカンドメールアドレスや電話番号など、複数の連絡手段を事前に提供しておくといいですね。
これにより、主要な連絡手段が機能しない場合でも対応が可能です。
3.SNSやメッセージアプリの活用
業務用のSNSやチャットツールを併用することで、相手との接点を多重化し、迷惑メールの影響を回避できます。
ただこの方法については、ビジネスパートナーとはすぐにできるのですが、お客様とは一定の信頼関係がないと難しいですね。
4.迷惑メール対策の確認
送信前に迷惑メールになりやすい条件を回避することや、相手に送信元を信頼リストに登録してもらう手続きを依頼することも有効です。
実際、金融機関等では、事前にアドレス登録をしないとはじかれるパターンもあります。
デジタルコミュニケーションは便利さと危険性が共存しています。
そのため、もしもの時の手段を事前に準備しておくことが、円滑で安定した業務運営には不可欠ですね。
返信や反応がない場合に備え、複数の手段で追跡可能な体制を整えることで、機会損失や業務遅延を未然に防ぐことができます。
コミュニケーションの未来を見据え、現代に合った対応策をアップデートしなくてはと感じた今日この頃です。
